L’amministrazione comunale prevede che il rilascio dei documenti ai consiglieri sia effettuato esclusivamente in formato digitale, purché sia garantito anche il rilascio della copia cartacea, se la richiesta è adeguatamente giustificata. Questa è la sintesi della massima contenuta nel parere pubblicato dal Dipartimento per gli Affari Interni e Territoriali del ministero dell’Interno. Il parere ha origine dalla richiesta presentata da un sindaco, il quale si interroga sulla digitalizzazione delle attività delle pubbliche amministrazioni connessa al decreto 82/2005 (codice dell’amministrazione digitale), ha pertanto domandato  se il Comune sia tenuto a rilasciare copia cartacea dei documenti ai consiglieri comunali che ne facciano richiesta, oppure se l’obbligo di rilascio della documentazione possa essere assolto anche in formato digitale.
Il sindaco ha manifestato l’esigenza di approvare una modifica al regolamento per l’accesso agli atti dei consiglieri comunali e al regolamento per il funzionamento del consiglio comunale nella parte che disciplina la consegna delle proposte di deliberazione ai consiglieri in formato cartaceo, sostituendola con la trasmissione degli atti in formato digitale. Nel rispondere alla richiesta, in riferimento al parere si ricorda come, secondo l’orientamento giurisprudenziale, qualora l’amministrazione debba esibire documentazione complessa e voluminosa, sia legittimo il rilascio al consigliere di supporti informatici o la trasmissione mediante posta elettronica, in luogo delle copie cartacee; modalità che risulta conforme all’articolo 2, comma 1, del richiamato decreto 82/2005 dove si stabilisce che:«Lo Stato, le Regioni e le autonomie locali assicurano la disponibilità, la gestione, l’accesso, la trasmissione, la conservazione e la fruibilità dell’informazione in modalità digitale e si organizzano ed agiscono a tale fine utilizzando con le modalità più appropriate e nel modo più adeguato al soddisfacimento degli interessi degli utenti le tecnologie dell’informazione e della comunicazione».

A seguire viene richiamato l’articolo 43 sempre del decreto 82/2005 dove il comma 1 dispone che: «Gli obblighi di conservazione e di esibizione di documenti si intendono soddisfatti a tutti gli effetti di legge a mezzo di documenti informatici, se le relative procedure sono effettuate in modo tale da garantire la conformità ai documenti originali e sono conformi alle Linee guida».
Tuttavia, nel parere viene chiarito che dovendosi garantire al consigliere comunale, che abbia difficoltà di accesso alla strumentazione informatica, il diritto ad esercitare la propria funzione, non può essere negato al medesimo, il rilascio anche di copie cartacee di atti che, comunque, non siano complessi e voluminosi. Infatti, il Tar Veneto con la sentenza n. 393/2020 ha precisato che: «Il diritto al rilascio della copia cartacea deve essere riconosciuto solo a condizione che la relativa richiesta venga giustificata, con riferimento all’esistenza di motivi seri e comprovati che rendano impossibile o significativamente difficile l’utilizzo degli strumenti informatici per poter prendere visione dei documenti per i quali è chiesto l’accesso».
Lo stesso Tar, come si evince nel parere, prendendo atto che una larga parte della popolazione ancora oggi non ha la possibilità di accedere a internet, ha ritenuto che «il rifiuto del rilascio di una copia cartacea, si tradurrebbe in una sostanziale negazione del diritto di accedere agli atti amministrativi», in virtù di ciò, «è possibile affermare che il rilascio della copia cartacea, in luogo dell’indicazione di dove reperire nel sito web il documento richiesto o della trasmissione di una copia digitale, diviene doveroso solo quando l’istante sia comprovato o alleghi di avere serie difficoltà nell’utilizzo degli strumenti informatici», rimanendo «in capo al Comune il potere di esaminare volta per volta l’eventuale non disponibilità di singole istanze perché oltrepassano i limiti di proporzionalità e ragionevolezza individuati dalla giurisprudenza con riguardo alle richieste formulate dai consiglieri comunali nell’esercizio del proprio mandato».

Pertanto, conclude il parere, essendo il quadro normativo e giurisprudenziale richiamato, l’ente può stabilire che il rilascio dei documenti ai consiglieri sia effettuato in formato digitale, adeguando in tal senso il regolamento del consiglio, prevedendo, però, la possibilità per il consigliere di richiedere i documenti in forma cartacea se la richiesta è adeguatamente giustificata.